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保育士の仕事

保育士におすすめのスケジュール帳、シフト管理ツール

更新日:

保育園や幼稚園で働きだしてから、「次に何をやるのか、いつまでにやるのか。」何かと行事やイベントがいーっぱい。

プレイベートも充実させたいけど、時間の使い方がなかなか上手くいかない。人手不足の保育業界だからこそ、限られた時間は効率良く使いたいものです。

今回は、充実した毎日を送るためのポイントである保育士のスケジュール作成方法やおすすめツールを紹介していきます。

保育士のスケジュール作成した方がいい理由

毎日、たくさんの仕事をこなしているとこんなことはありませんか?

  • 提出期限を過ぎてしまった
  • 優先順位を間違えた
  • 仕事が終わらなくて持ち帰り仕事
  • 仕事に追われてプライベートの約束忘れてた
  • 何からやればいいかわからない

私も仕事を始めた頃は、日々目の前の業務に追われていました。終わらない仕事を少しでも減らしたくて、持ち帰り仕事をして次の日に疲労を持ち越すなんてこともありました。終わりが見えないことに精神的に不安定になることも。。そんな状態で良い保育なんてできるはずもありませんよね。

そこで思いついたのが、仕事の見える化です。

最初に試したのが、メモ帳。ちなみにこれは1ヶ月もしないうちに断念しました。

  • メモをなくす
  • メモが増えすぎる
  • どこに書いたかわからない

なんてことが起こります。メモはあくまでメモなんですね。走り書きで記憶の補助としては使えますが、仕事の見える化には不向きでした。

スマホのアプリも試してみましたが、自分の納得がいかず、結局"MYスケジュールで管理する"ことが仕事の見える化には一番有効でした。

おかげさまで持ち帰り仕事は0。その日にやることがはっきりしているので、仕事の取り掛かるが早いです。提出期限を忘れることもないし、優先順位を間違えることもない、プライベートの予定がある日はスムーズに帰れます。仕事の進み具合も明確になり、上司への報告も楽になりました。

何よりも頭の中で考えなくていいので、不安になることもなく余裕ができます。保育中もモヤモヤすることなく、保育により集中できるようになりました。

スケジュールの注意点

保育はチームワーク。MYスケジュールが独りよがりなものであってはいけませんよね。

私は、スケジュールができると「今月は、こんな感じでやりたいです」と共有します。

スケジュール的に無理はないか?などのアドバイスをもらえることもありますし、自分の仕事量を知ってもらうきっかけにもなります。

また、1人では難しい時に「いつ頃から○○協力してもらえますか?」など先にお願いすることで相手のスケジュールも尊重することができます。

シブン手帳がおすすめ

私がおすすめしているスケジュール帳はジブン手帳。

ここからは実際に私が実践しているスケジュールの作成方法を紹介していきます。

休みを記入

保育士のスケジュール休みを記入

 

私は斜線を引いて、予定があればそれを書き込みます。平日休みですぐには電話がとれないなどの特殊なことがあれば職場に伝えるのを忘れないためにも記入しておくと良いと思います。

別紙に仕事を書き出す

保育士のスケジュール作成

  • 期限の決められているもの
  • 人との約束
  • 行事
  • 毎週、毎月行っているもの(今後はルーティーンとします)

その他任されている業務があればそちらも。時間がかかりそうなものはどれくらいかかるか?締め切りはいつなのか?なども書いていくとスケジュールを作るのに役立ちます。

時間がかかるもの、期限が決まっているものを記入

  • 優先順位の高いもの
  • 時間のかかるもの(行事、壁面の準備など)
  • 日付が決められているもの
  • ルーティーン

などをスケジュールに書いていきます。業務に当てられる時間の7割程度で作ることをおすすめします。

スケジュールを詰め込みすぎると融通が効きにくく、自分がしんどくなります。ゆとりを持って作ることで、緊急性の高い仕事や自分の体調不良などにも対応しやすくなります。

予備日は最低でも週に1日設定

予備日を設定する理由は、スケジュールに余裕を持たせるためです。

急遽、緊急性の高い仕事が入り、自分の仕事が終わらなかった時に予備日にスケジューリングしなおすのです。

私は、休みの前日に予備日を設定するようにしています。休みに仕事を持ち込まないためです。

実際の記入例

実際にどうやって記入するのかを写真で紹介していきます。

月間の例

保育士のスケジュール月間の例

 

 

こちらがシブン手帳の月間スケジュールです。
私はプライベートも仕事もこちらにまとめて記入しています。五色ペンで色分けしてます。

赤:重要
青:仕事
橙:自分への投資
緑:ワクワクすること、予定
黒:その他

週間の例

保育士のスケジュール作成、週間の例

こちらがシブン手帳のウィークリースケジュールです。24時間で記入できます。

就寝時間や入浴方法(シャワー、お風呂など)、食事やその日の気分など自分のカスタマイズすることが可能です。

横にたくさんのチェックボックスがあるので、その週に行いたいことを書いて消していきます。

やりたいことリストも作ろう

その他にも年間スケジュールや年間でのやりたいことリストなど自分の人生と向き合える一冊になっています。

  • 人生の夢
  • 人生でやりたい100のリスト
  • 座右の銘
  • 人生設計
  • 通年記念日
  • 日本&世界旅行地図
  • ジブン年表
  • 家系図
  • 緊急連絡簿
  • パスワードヒントリスト
  • 資産欄
  • 病歴
  • お気に入りの写真

それとは別にIDEAと方眼のノートが付いています。
研修や会議の議事録としても使えます。

シフト管理アプリもいいけど、使うなら紙をおすすめ

アプリの方が馴染みのある方もいると思います。

LINEでの共有や保育情報が見れる、出先ですぐに確認できると言ったら、アプリでしょう。

しかし、こういったスケジュールは年間で記録として残しておくことで、次年度の仕事の質の向上に役に立ちます。

アプリは手帳の補助ツールの方が便利かと思います。

まとめ

これから、保育士として働き出す方は、ぜひ紙のスケジュールを使ってみてください。記録として残しておくことで前年の自分との違い”成長できたこと”をジブンで確認することができます。

後輩ができた際にもどんなことで困ったのか、どんなアドバイスができるのかとツールになります。このサイトを参考にして活用してみてくださいね。

今すぐ使える11月始まりはこちら→

保育士向けの手帳(年度版)はこちらです。(2018年度版に更新済!)

保育士専門となっているので1年目はこちらを使っていました。

  • 視診のチェックポイント
  • 子どもの発達の様子
  • 保育資料メモ
  • 係や当番表

がついています。

基本的な使い方はここで紹介した内容を参考にしてくださいね。

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